Wie Sie sich aus der E-Rechnungspflicht einen zusätzlichen Vorteil verschaffen

Was die E-Rechnungspflicht konkret bedeutet

Ob ein Unternehmen schon 2027 umstellen muss, hängt vom Umsatz des Jahres 2026 ab. Gezählt wird der gesamte Umsatz, auch das Geschäft mit Privatkunden.

Die Pflicht selbst gilt nur für Rechnungen an Unternehmen in Deutschland. Ausgenommen sind Rechnungen an Privatkunden, ins Ausland und Beträge bis 250 Euro, Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen nur empfangen können.

Der Zentralverband des Deutschen Handwerks hat im Juni 2026 gefordert, den Start für größere Unternehmen auf 2028 zu verschieben. Beschlossen ist das nicht, planen Sie also mit Januar 2027.

Im Alltag macht sich die Umstellung an mehreren Stellen bemerkbar. Ihre Geschäftskunden werden auf das richtige Format achten, denn ihr Vorsteuerabzug hängt daran. Aufzubewahren ist die E-Rechnung als Datei, ein Ausdruck genügt nicht. Und auch beim eigenen Einkauf ändert sich etwas: Wer im Baumarkt oder an der Tankstelle für mehr als 250 Euro einkauft, braucht ab 2027 eine E-Rechnung, sofern das Geschäft selbst mehr als 800.000 Euro Umsatz hat. Bei größeren Ketten ist davon auszugehen. Halten Sie an der Kasse am besten Ihre E-Mail-Adresse für die Rechnung bereit.

So nutzen Sie die Daten aus der E-Rechnung

Wir finden: Die E-Rechnungspflicht hat auch eine gute Seite. Rechnungen kommen nicht mehr als Bild, sondern als Daten ins Haus. Betrag, Lieferant und Bestellnummer stehen in festen Feldern, und Ihre Software kann damit arbeiten.

Fehler finden, ohne jede Zeile zu prüfen

Die Software vergleicht jede Rechnung mit der passenden Bestellung und meldet sich nur, wenn Menge oder Preis nicht stimmen. Das schließt eine Lücke, denn eine technisch fehlerfreie E-Rechnung sagt nichts darüber, ob Leistung und Betrag stimmen. Ihre Mitarbeitenden schauen nur noch auf die Ausnahmen. Wie viel Zeit Automatisierung spart, haben wir in einem Kundenprojekt zur Angebotserstellung gesehen: Die Bearbeitungszeit sank von rund 30 auf etwa 12 Minuten pro Angebot. Wie groß der Effekt im Rechnungseingang ausfällt, hängt von Menge und Ausgangslage ab.

Schneller freigeben, Skonto sichern

Die Rechnung landet direkt bei der zuständigen Person, die sie mit einem Klick freigibt. Stehen Zahlungsziele in den Daten, lassen sich Skontofristen überwachen, bevor sie ablaufen. Und was Sie bei welchem Lieferanten ausgeben, sehen Sie jederzeit, ohne Belege zusammenzusuchen.

Betrug bei Bankdaten verhindern

Dieser Punkt liegt uns besonders am Herzen, denn solche Betrugsversuche haben uns Kunden bereits geschildert, und mit Technik allein sind sie nicht zu verhindern. Neue Bankdaten eines Lieferanten sollten nie automatisch übernommen werden. Ein kurzer Rückruf unter der bekannten Nummer verhindert, dass Betrüger mit einer gefälschten Änderungsmitteilung Zahlungen auf ihr Konto umleiten.

Wann sich Automatisierung lohnt

Wir sagen das auch unseren Kunden ganz offen: Nicht jede Automatisierung lohnt sich. Eine feste Grenze gibt es nicht, entscheidend ist der Zeitaufwand. Wer 20 Rechnungen im Monat erhält, ist mit einem guten Rechnungsprogramm gut versorgt. Bei mehreren Hundert Rechnungen kann sich Automatisierung schnell lohnen. Zählen Sie als ersten Schritt, wie viele Rechnungen monatlich eingehen und wie viel Zeit ihre Bearbeitung kostet.

Uns treibt bei solchen Themen eine Frage an: Wie wird aus einer lästigen Pflicht etwas, das im Alltag wirklich Arbeit spart? Wenn Sie wissen möchten, was das bei Ihnen bedeuten könnte, sprechen wir gern darüber.